Kik a rendszergazdák? Hogyan segítik az irodai környezet működését?

Kik a rendszergazdák

Mivel foglalkoznak pontosan a rendszergazdák, és milyen közvetlen hatása van munkájuknak a mindennapos irodai feladatokra? Ebben a cikkben ezt a kérdéskört boncolgatjuk.

 

Mivel foglalkoznak a rendszergazdák?

Kezdésnek vegyük át gyorsan, hogy mik a rendszergazda szolgáltatás legfontosabb részei.

A rendszergazdák magas szintű informatikai ismeretekkel rendelkező szakemberek. Elsődleges feladatuk a rendszerek stabil és biztonságos üzemeltetése.

 

Ennek a részét képezik a következők:

  • mentések készítése,
  • spamek szűrése,
  • céges számítógéppark kialakítása,
  • céges levelezőrendszer beállítása,
  • hibaelhárítás,
  • adatvédelem,
  • frissítések elvégzése,
  • erőforrások optimalizációja,
  • home office-hoz szükséges feltételek megteremtése,
  • felhasználók kezelése,
  • jelszavak, hozzáférések kezelése,
  • szükség esetén céges informatikai edukáció

 

Hogyan segítik ezek a feladatok a cégek mindennapos tevékenységeit?

Nézzük meg, hogy a felsorolt feladatkörök közül mik azok, amik nap mint nap közvetlen hatást gyakorolnak az irodai munkavégzésre.

munka-az-irodaban

1. Céges számítógéppark kialakítása

Kezdetnek nézzük meg, hogy mit is jelent az pontosan, hogy számítógéppark?

A céges számítógéppark magában foglal minden céges informatikai eszközt, aminek van fizikai megjelenési formája. Ilyenek az asztali gépek, a laptopok, a fizikai szerverek, a nyomtatók és számos további irodai holmit.

A rendszergazdák javaslatot tesznek arra vonatkozóan, hogy milyen eszközök szükségesek egy cég számára, azaz javaslatot tesznek a céges számítógéppark kialakítására. Ezt pedig mindig érdemes megfogadni.

Ez azért fontos, mert a megfelelő eszközök tudják a legjobban kiszolgálni a céges igényeket. Ezekkel lehet a legjobban, a leghatékonyabban elvégezni a szükséges feladatokat.

 

Nézzünk erre konkrét példákat, hogy egy kicsit kézzelfoghatóbb legyen a dolog:

  • Nem mindegy, hogy egy vállalkozás laptopokat vagy asztali gépeket vásárol,
  • Nem mindegy az sem, hogy milyen paraméterei vannak ezeknek az asztali gépeknek, vagy laptopoknak. Ha valaki például utazó munkát végez, akkor egy könnyű, kisebb képernyő átmérőjű, jól hordozható laptopra van szüksége. Ha valaki tervezői munkát végez, akkor viszont egyértelműen egy nagy képernyő átmérővel rendelkező eszközt kell számára biztosítani,
  • Az irodai nyomtatók kiválasztása is nagyon fontos. Meg kell említeni, hogy ezeknek az eszközöknek a teljesítménye és az ára igen bonyolult összefüggést mutat, akkor ha valaki nem jártas ebben a témában. Egy nagy teljesítményű eszköz például (amit alapvetően drágábban lehet megvásárolni) hosszú távon mégis olcsóbb és mindemellett hatékonyabb lehet. Tudni kell, hogy melyik cég mennyit és milyen minőségben kell, hogy nyomtasson, és ennek megfelelően kell kiválasztani az ehhez szükséges eszközt.

 

2. Céges levelezőrendszer beállítása

A céges emailezés kiemelkedő jelentőséggel bír a munkafolyamatok során. Ezért fontos, hogy a számukra legmegfelelőbb rendszert használják erre a célra a cégek. A rendszergazdák erre vonatkozóan is tesznek javaslatot ügyfeleiknek.

Ha egy rossz levelezőrendszert használ egy cég, akkor:

  • A spamek nem biztos, hogy jól lesznek szűrve. Így előfordulhat, hogy létfontosságú leveleket nem kap meg egy cég,
  • Fontos, hogy a levelező mobil legyen, mindenhonnan el lehessen érni, ellenkező esetben nagyon megnehezíti a munkát,
  • A szabadságolások vagy a betegségek miatti távollét alatt fontos, hogy jól működjenek a megosztási beállítások, és mindig megoldott legyen a helyettesítés. Ha ez nincs meg, akkor ki lehet csúszni számos határidőből, elkallódhatnak fotnos iratok, lejárhatnak fontos számlák és így tovább,
  • A levelek rendszerezhetősége, szűrhetősége is fontos, hiszen megkönnyíti a munkavégzést. Ellenkező esetben, ha ez nem működik jól csak a saját életüket nehezítik meg a cégek.

A 21. században az is nagyon fontos, hogy egy levelezőt minél több más programmal integrálni lehessen. Ennek segítségével például közvetlenül a levelekből feladatokat tudunk generálni és el tudjuk ezeket küldeni egy-egy menedzsment szoftvernek.

 

3. Felhasználók, hozzáférések és jelszavak kezelése

Ha egy céghez új munkavállaló érkezik, akkor a rendszergazdák teszik lehetővé számára, hogy hozzáférjen ahhoz, ami szükséges a feladatköre betöltéséhez. Ugyanígy ők készítenek neki fiókokat és jelszavakat, amelyeket a későbbieken is felügyelnek. Ha például valaki kizárja magát egy fiókból, akkor ők segítenek neki annak a visszaszerzésében.

Amikor egy munkavállaló távozik egy cégtől, akkor a rendszergazdák feladata, hogy megvonják tőle a hozzáféréseit. Ez biztonsági szempontból nagyon fontos, mert egy rosszul elsült elválás esetén a megmaradt hozzáférésekből bizony nagy adat és nagy pénzügyi veszteség is keletkezhet.

 

4. Adatvédelem

A megfelelő adatvédelem is ezeknek az informatikai szakembereknek a feladata. A 21. században kiemelten nagy jelentősége van annak, hogy megfelelő adatmentés készüljön.

Ha bármilyen előre nem látott esemény, baleset vagy akár egy előre megtervezett vírustámadás történik, ami adatvesztéssel jár, akkor csak és kizárólag az adatmentéshez lehet visszanyúlni, ezt felhasználva nyerhetőek vissza a fontos céges adatok.

 

Vegyünk erre egy hétköznapi példát, ami bármikor előfordulhat:

Egy munkavállaló a szerveren keresgél, és véletlenül áthúz egy mappát egy másikba. Mivel a szerver nagy, sok minden van rajta nem feltétlenül találja meg, hogy hova került a mappa. Ha a cég rendelkezik megfelelő adatmentéssel, akkor semmi gond, hiszen  csak vissza kell állítani az elkallódott mappát. Ha viszont nincs adatmentés, akkor baj van. És ez csak egy mappa, amit véletlenül vesztett el egy felhasználó, akinek ezzel semmilyen hátsó szándéka nem volt. Gondoljunk csak bele, hogy egy előre megtervezett zsarolóvírus támadás milyen károkat okozhat, ha egy cégnek nincs, vagy nem megfelelő az adatmentése.

 

5. Home office feltételeinek megteremtése

home-office

A jelenleg virágkorát élő home office intézménye sem olyan egyszerű, mint amilyennek elsőre tűnik. Ahhoz, hogy biztonságosan és zökkenőmentesen lehessen otthonról dolgozni informatikai szempontból nézve több feltételnek is teljesülnie kell.

Ilyen például a hozzáférések kezelése. Az otthonról dolgozóknak hozzá kell férniük a szükséges munkahelyi anyagokhoz, vannak viszont olyan dolgok, amiket jobb, ha nem érnek el.

A központi belső szerverrel rendelkező cégek esetében csak VPN hálózaton keresztül biztonságos az otthoni munkavégzés. Ezt is ki kell alakítani.

A rendszergazdáknak arra is javaslatot kell tenniük, hogy milyen eszközökről folyhat a home office munkavégzés. Sajnos pénzügyi okok miatt a munkavállalók sokszor otthoni, saját eszközökkel dolgoznak. Ilyenkor még fontosabb, hogy jól át legyen gondolva, hogy egy ilyen gépnek mihez lehet hozzáférést adni és mihez nem.

 

6. Informatikai edukáció

Sokszor előfordul, hogy a munkavállalók nem tudnak vagy nem tudnak elég jól kezelni egy programot. Tipikus példa erre a Microsoft Excel. Ha nincs erre specializálódott osztály a cégen belül, vagy van, de nekik nincs erre kapacitásuk, akkor a rendszergazdákra hárul, hogy edukálják a dolgozókat.

Láthatjuk, hogy a rendszergazdák feladatai jócskán túlmutatnak a szó szoros értelemben vett rendszerüzemeltetésen, munkájuk a cégek mindennapos tevékenységeiben is nagy szerepet játszik.

 

EZ IS ÉRDEKELHET:

 

Még szintén érdekelhet...